Nieuws
Gebruiksaanwijzing MCS.
In dit bericht vindt u een korte Gebruiksaanwijzing van het MCS systeem.
1. De administratieve rompslomp:
U dient uw bank te informeren over uw voornemen om uw contributie via een servicebureau te gaan innen. Afhankelijk van de diensten die u nu reeds bij de bank afneemt zal de bank enkele diensten gaan leveren en bij Interpay enkele instellingen wijzigen. Dit klinkt wellicht ingewikkeld maar dit valt in de praktijk mee. Bij MCS is men graag bereid u hierbij te ondersteunen.
U hebt nodig:
- een incassocontract voor het verzenden van automatisch incasso’s
- een acceptgirocontract voor het verzenden van acceptgiro’s
- een formulier van Interpay (in 5-voud) waarop u aangeeft MC Systems als servicebureau te gaan gebruiken. Hierop geeft u aan dat de betalingsgegevens moeten worden samengevoegd met de gegevens van MCS.
2. Het openen van een MCS-account:
U meldt u aan bij MCS door middel van een e-mail of telefoontje. Vervolgens zal binnen enkele dagen een inlogcode voor u worden gemaakt. Als u al een ledenadministratie heeft zal deze door MCS worden aangepast aan de MCS-standaard en voor u op het internet worden geplaatst. U kunt zelf controleren met uw user-id en wachtwoord of de door ons verwerkte gegevens kloppen. Tevens zal u worden gevraagd om een aantal administratieve gegevens en het invullen van het servicecontract.
3. Het werken met MCS:
- Als eerste dient u minimaal 1 lidtype aan te maken. U doet dit door de volgende 2 klikacties te doen: klik op instellingen (links midden) en vervolgens op lidtypes. Hier krijgt u een scherm te zien welke lidtypes van u al bekend zijn. Als u een leeg account hebt zullen hier geen lidtypes te zien zijn en dient u een lidtype aan te maken. Hiervoor klikt u op het blanco paginasymbool linksboven in het scherm. Dit symbool dient om aan te geven dat hiermee een nieuw lidtype, veld of lid kan worden toegevoegd en een invoerscherm verschijnt.
Klik op bewerken en voer de naam van het lidtype in.
Voer de overige gegevens in, adresgegevens, betaalwijze, lidtype etc. - Hierna kunt u terug gaan naar het hoofdscherm of meer lidtypes invoeren.
- Terug gaan naar het hoofdscherm doet u door te klikken op ‘home’ linksboven in de navigatiebalk.
- Hierna kunt u nieuwe leden invoeren of bewerken door op ‘leden’ te klikken. Gebruik voor nieuwe leden de knop "Controleer" voor u gaat invoeren of alle door u gewenste velden worden gepresenteerd. Als dat niet het geval is dan kunt u eerst extra velden invoeren door de volgende actie uit te voeren: ZIE e).
- Als u aan de gepresenteerde velden niet voldoende heeft kunt u extra velden in de ledengegevens opnemen door te klikken op ‘instellingen’.
Hierna kunt u klikken op een aantal links die in het midden van het scherm worden gepresenteerd. Selecteer de optie ‘extra velden’ en klik op het blanco pagina symbool linksboven in het scherm. Hiermee kunt u nieuwe velden aanmaken, een naam toewijzen en naar wens verbergen of zichtbaar maken. Als u het veld onzichtbaar maakt (verbergt) dan worden de gegevens niet verwijderd. Dat betekent dat u, als u dit extra veld voor een ander doel wilt gebruiken, er nog ‘oude’ gegevens in kunnen staan.
4. Instellen van betalingsgegevens:
U kunt per ingevoerde persoon aangeven of en hoe deze persoon u geld verschuldigd is.
Bijvoorbeeld: U bent de penningmeester van een tennisvereniging. Voordat mensen gebruik kunnen maken van de tennisfaciliteiten van uw vereniging dient men eerst lid van de vereniging te worden. Hieraan is een standaardbedrag per jaar verbonden. Men geeft zich in principe voor onbepaalde tijd op. Het jaarbedrag van het lidmaatschap is € 100,-. Uw leden zullen verschillende wensen hebben qua betalingsvoorkeur. De een zal via acceptgiro het gehele jaarbedrag in 1 keer willen betalen. De ander zal deze contributie in 12 keer via automatisch incasso willen voldoen. U dient om de kosten van betalingsverkeer beperkt te houden een ‘vervaldag’ vast te stellen. Het meest logisch is om de eerste van de maand te kiezen.
Bij de persoonsgegevens voert u vervolgens de volgende kenmerken in:
- Betaalwijze: selecteer hier contant, automatisch incasso of acceptgiro.
- Ingangsdatum: de datum dat de persoon de dienst gaat beginnen af te nemen.
- Einddatum: de datum waarop de persoon de dienst niet meer afneemt.
- Datum volgende incasso: de datum waarop wij namens u een betalingsopdracht verstrekken naar Interpay of een acceptgiro verzenden naar uw klant.
Bij het versturen van de automatisch incasso’s wordt door ons een volautomatische controle uitgevoerd. Als wij constateren dat een klant van u niet heeft betaald (een zgn. storno) dan versturen wij een herinneringsacceptgiro naar deze klant. De kosten van deze acceptgiro worden door middel van een administratieve verhoging aan uw klant doorberekend.